شرح وظایف
مسئول دفتر
- تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها
- تهيه و تنظيم گزارشات لازم پيرامون مطالب و وقايع مهم روزانه جهت ارائه به معاون توسعه دانشگاه
- تنظیم برنامهو دستور کار همچنین صورتجلسه هیات رئیسه دانشگاه و ابلاغ آن به واحدهای ذیربط و پیگیری مصوبات جلسات مذكور
- برر بررسی درخواست مراجعه كنندگان و رسیدگی به آنها بدون لزوم اظهار نظر معاون توسعه.
- نظارت بر تهیه و تنظیم برنامه های لازم مدیریت اسناد و آرشیوهای واحدهای تابعه دانشگاه
- هماهنگی بین معاونتها، مسئولین و افراد ذیربط برای برگزاری جلسات با رئیس دانشگاه
- تهیه، تنظیم و ابلاغ دستورات، بخشنامه ها و سایر خط مشی های رئیس دانشگاه به اشخاص و مؤسسات ذيربط و واحدهای تابعه و پیگیری جهت اجرایی شدن آنها تا حصول نتیجه
- دریافت مکاتبات واصله از داخل و یا خارج از دانشگاه و ابلاغ دستورات و نظرات ریاست دانشگاه به واحدهای تابعه و موسسات و سازمانهای خارج از دانشگاه/دانشکده
- دریافت ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی مربوط به حوزه معاونت توسعه
- ثبت پی نوشتها و دستورات مکتوب و شفاهی در دفاتر مربوطه و ابلاغ آنها به اشخاص و واحد های مربوطه و پیگیری تا حصول نتیجه نهایی
- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی
- دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
- تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
- جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
- پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعه کنندگان مربوطه
- اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مقام مافوق در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
- پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
- ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
- ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
- گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
- تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
- اطلاع رسانی به اعضای شرکت‌کننده در نشست ها و کمیسیون ها
- آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیون ها، جلسات و سمینارها
- انجام سایر امور محوله در راستای اهداف و وظایف از سوی مقام مافوق